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29 abr

Passo a passo: como organizar uma feira de negócios

Postado por casagarcia - Dicas, Eventos Corporativos

Se o seu objetivo é reunir fornecedores diversos que atendam em 100% as necessidades dos seus clientes, organizar uma feira de negócios é a oportunidade certa. Estar entre empresas de um mesmo setor em um evento cheio de conteúdo atrai um público segmentado, o que significa geração de muitas vendas.

Mas, se você já começou esse planejamento, deve ter percebido que é longo e cheio de detalhes o caminho até a entrega de um evento desse porte, certo?

Para te ajudar nesse processo, levantamos as melhores dicas de como organizar uma feira de negócios. Seguindo esse passo a passo, vai ficar muito mais fácil garantir o sucesso do seu evento! Confira:

Guia básico de como organizar uma feira de negócios

1. Analise o que o mercado faz

Antes de começar de fato a organizar uma feira de negócios, é importante que você pesquise no mercado se já existem feiras do seu setor. Se encontrar, descubra como foram as últimas feiras, o que elas trouxeram na programação, quais foram os expositores e, diante disso tudo, pense em algo inovador.

Procure saber quais são os assuntos mais comentados do setor no momento, se há novas legislações, do que tratam as últimas notícias e o que seria de interesse do público. Isso vai nortear a escolha dos convidados para trazer mais conhecimento ao seu evento.

2. Defina um objetivo para a sua feira de negócios

Após conhecer o que mercado já faz, você precisa definir qual é o objetivo da sua feira de negócios. Considerando os dados que você levantou na sua pesquisa, é possível definir um objetivo claro para o seu evento.

Por exemplo, o objetivo é estritamente gerar oportunidades de negócios? Apresentar novidades? Movimentar o setor? Oferecer palestras e mesas redondas que levem conteúdo ao seu público?

Qualquer que seja o objetivo, é importante tê-lo bem claro e definido desde o início da organização do evento. Isso vai te ajudar a tomar decisões que contribuam de maneira positiva para o alcance dele.

3. Elabore um projeto completo

Agora que você tem um objetivo definido, é hora de iniciar o projeto da sua feira de negócios. O sucesso do seu evento depende muito de um bom planejamento. É ele que vai determinar cada passo a seguir até a finalização da feira de negócios.

Comece levantando qual é o orçamento que você tem para promover esse evento. Considere quais são as atrações que você quer que façam parte, a locação do espaço, a montagem da estrutura, o investimento em comunicação, entre outros detalhes indispensáveis.

Além disso, é preciso considerar a realidade da empresa e analisar se existem alternativas para a captação de recursos, por exemplo, apresentando o projeto a possíveis patrocinadores.

4. Procure o espaço ideal para a sua feira de negócios

Feiras de negócios são eventos que geralmente envolvem um grande público. Portanto, é importante que você escolha um local amplo e com estrutura que comporte eventos de maior porte.

É preciso contar com um local onde seja possível montar estandes, que tenha estrutura para palestras e, sobretudo, que ofereça conforto para os visitantes.

A feira é, por si só, um evento cansativo, em que os participantes querem visitar vários estandes. Por isso, é essencial contar com um espaço agradável e que também possibilite a montagem de ambientes de descanso, com sofás e serviço de coffee break, por exemplo.

Ao pesquisar espaços, observe se eles possuem doca e depósitos, para carregamento e descarregamento de materiais. Esse é um elemento indispensável para o local da sua feira de negócios porque a estrutura desse tipo de evento costuma ser enorme.

A localização também precisa ser acessível. Escolha um espaço que tenha fácil acesso, que esteja perto dos principais pontos da cidade, que possibilite aos visitantes chegarem de transporte público e que também tenha vagas de estacionamento para quem for de veículo próprio.

5. Escolha bons fornecedores para os serviços de apoio

Na sua feira de negócios, os expositores devem ser as principais atrações. Mas não acredite que só eles e seus estandes vão garantir o sucesso do seu evento. É preciso contratar fornecedores para os serviços de apoio.

Recepcionistas, copeiros, garçons, faxineiros e seguranças são alguns exemplos de profissionais que fazem parte de um bom evento. Peça indicações de empresas que ofereçam esses serviços, procure saber a reputação delas e faça orçamentos. Se o espaço contratado já oferecer uma lista de fornecedores confiáveis, melhor ainda.

6. Convide os melhores expositores

Os expositores que estarão na sua feira de negócios devem ser o destaque do evento. É a presença deles que vai chamar a atenção do seu público. Afinal, quem visita uma feira de negócios têm um objetivo em mente: encontrar algum fornecedor ou produto que seja do seu interesse e que acredita encontrar no evento por conta da sua temática.

Isso quer dizer que é fundamental convidar empresas que ofereçam um mix completo de produtos e serviços complementares aos seus e que também tenham os mesmos objetivos que você.

Então, mapeie tudo o que precisa estar presente no evento, aqueles expositores que você acredita que não podem faltar para o público e os que podem oferecer itens únicos para trazer ainda mais valor à sua feira de negócios.

7. Proporcione experiências marcantes

Para que a sua feira de negócios seja bem lembrada pelo público, é essencial criar um ambiente que ofereça mais do que ele espera. É preciso oferecer uma experiência marcante para cada participante.

O melhor caminho para alcançar esse objetivo é proporcionar emoções, seja por meio de uma palestra, de uma atração inovadora ou de uma forma inusitada de receber os participantes. A abordagem, a entrega de brindes e as inovações da feira de negócios farão toda a diferença para a sua marca ser lembrada.

8. Invista em comunicação

Pronto! Agora você já sabe tudo o que deve fazer parte da sua feira de negócios. Mas não adianta fazer um evento incrível e não conseguir a repercussão esperada.

É por isso que nunca deve faltar o investimento em comunicação, tanto antes, para convidar o público, quanto depois, para mostrar ao público que não compareceu por que ele deve ir no próximo.

Portanto, contrate um bom fornecedor para orientar quais são as melhores estratégias para atingir o seu público-alvo e, é claro, trazer bons resultados para as empresas envolvidas.

Uma excelente maneira de divulgar a sua feira de negócios é promovendo um webinar. Quer saber como? Temos um artigo sobre isso aqui no blog.

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